El poder de los filtros de datos es que pueden ayudarlo a encontrar información rápidamente y aumentar la eficiencia. Las horas de desplazamiento lento de un gran conjunto de datos en busca de una determinada información pueden reemplazarse con unos pocos clics.
¿Qué es un filtro?
Un filtro busca y muestra todos los valores de celda que coinciden con un criterio determinado. Los datos de tu hoja de cálculo se pueden filtrar por texto, número o color.
¿Cómo activar los filtros?
Las opciones de filtro se encuentran en la sección Ordenar y filtrar de la pestaña Datos de la cinta de opciones.
Para agregar filtros a los encabezados de columna de tu hoja de cálculo, sigue estos pasos:
- Haga clic en el triángulo para resaltar todas las columnas y filas de la hoja de cálculo.
- En la pestaña Datos de la cinta, haga clic en Filtro. Esto agregará filtros a cada fila de encabezado de columna (A1 a A3).
Una vez activado el filtro, las columnas se pueden filtrar para buscar valores que cumplan ciertos criterios por texto, número, color o varios criterios.
La opción de filtro se puede desactivar repitiendo los pasos 1 y 2 anteriores. Para quitar los filtros pero mantener la opción de filtro, seleccione el botón Borrar en la pestaña Datos de la cinta de opciones junto al botón Filtro .
¿Cómo filtrar, ordenar y ocultar datos?
El filtrado es un tema que hemos cubierto antes. Si desea obtener más información sobre cómo filtrar, ordenar y ocultar datos, lea esta publicación de blog anterior.
Usa filtros para verificar tus datos.
Cosas que debes verificar en tus datos:
- Filtrar por color. Esto podría ser útil para marcar las celdas de datos con errores para corregirlas más tarde o saber cuándo se completa o envía toda la información.
- Filtrar por texto. Esto podría ser útil para encontrar celdas que contengan o no contengan una determinada letra o palabra.
- Filtrar por número. Esto podría ser útil para encontrar celdas que son iguales, no iguales o mayores o menores que un cierto número.
- Múltiples criterios de filtro. Esto podría ser útil cuando se buscan datos que cumplan con más de un criterio.
- Filtra las celdas en blanco o no en blanco. Esto puede ser útil si los campos con datos en blanco no deben contarse por algún motivo o si los encuentran para actualizar y agregar datos.
Filtrar por color
Si se toma el tiempo para codificar por colores sus datos, se pueden filtrar por color. Esta puede ser una forma útil de encontrar registros específicos que está buscando.
- Haga clic en la flecha de filtro en la columna Nombre (A1).
- En el menú desplegable, seleccione Filtrar por color.
- A continuación, elija una de las opciones para Filtrar por color (A) o Filtrar por color de fuente (B).
Si se selecciona el color rojo en 3A o 3B, este sería el resultado:
¿Cuándo sería útil esto? Dado que el color favorito de Justin está en blanco, este registro podría considerarse incompleto. Quizás este registro necesite ser corregido o actualizado. Al codificar su nombre en rojo, se le marca como si tuviera un registro incompleto. Al filtrar de esta manera, todas las filas con errores se pueden buscar y encontrar fácilmente.
Si se selecciona el color verde en 3A o 3B, este sería el resultado:
¿Cuándo sería útil esto? A diferencia del ejemplo anterior de Justin, todos los nombres verdes tienen datos para los campos de edad y color favoritos. Quizás todos estos registros se consideren completos. Al filtrar de esta manera, todas las filas sin errores se pueden buscar y encontrar fácilmente.
Filtrar por múltiples criterios, incluidos por texto y número
Ahora agreguemos un filtro de texto. Suponga que está interesado en encontrar el número de personas con un registro completo (verde) y un color favorito que comienza con la letra ‘b’.
Desde donde lo dejamos en el ejemplo verde anterior, agreguemos un nuevo filtro a la columna Color favorito que comienza con una letra ‘b’ (un filtro de texto).
- Haga clic en la flecha de filtro en la columna Color favorito (A3).
- En el menú desplegable, seleccione Filtros de texto.
- Luego elija Comienza con…
- En la ventana Filtro automático personalizado , asegúrese de que comience con esté seleccionado en la lista desplegable Color favorito y, a continuación, escriba «b» en el campo situado junto a él.
- Haga clic en Aceptar.
A continuación, la tabla muestra el resultado del filtro:
Ahora agreguemos un filtro numérico. Suponga que está interesado en encontrar el número de personas con registros completos menores de 18 años. ¡Eso también es posible!
Desde donde lo dejamos con un filtro para palabras que comienzan con una letra ‘B’ (un filtro de texto), agreguemos un filtro de edad (un filtro numérico).
- Haga clic en la flecha de filtro en la columna Edad (A2).
- En el menú desplegable, seleccione Filtros numéricos.
- Luego elija Menor o igual a…
- En la ventana Filtro automático personalizado , asegúrese de que esté seleccionado en la lista desplegable Edad y luego escriba ‘18‘ en el campo junto a él.
- Haga clic en Aceptar.
A continuación, la tabla muestra el resultado del filtro.
¿Cuándo sería útil esto? Como puede ver, solo una persona cumple con este criterio, pero imagine si su conjunto de datos tuviera 5,000 personas. ¡Llevaría mucho más tiempo encontrarlos entonces! Filtrar por múltiples criterios puede ayudarlo a encontrar datos específicos rápidamente.
¡Esperamos que este artículo te ayude a amar tus datos un poco más!
* * * * *
¿Está interesado en obtener más consejos de Excel y ejecutar informes? Consulte otros artículos en el blog de HMIS.
¿Quieres suscribirte a nuestro boletín de noticias? Vaya al sitio web de HMIS, desplácese hacia abajo hasta que vea el encabezado ‘Actualizaciones por correo electrónico de HMIS’ en la columna derecha, agregue su dirección de correo electrónico y luego haga clic en ‘Enviar’.