A veces, las hojas de cálculo pueden ser enormes. Al acercarse a un gran conjunto de datos, dispuestos en filas y columnas aparentemente interminables, colocados en una fuente diminuta que te hace cuestionar a tu optometrista, puede ser difícil ver cómo alguien podría sacar algo significativo. Las tablas dinámicas están aquí para resolver ese problema.
¿Qué es una tabla dinámica?
«Una tabla dinámica es una tabla de estadísticas que resume los datos de una tabla más extensa. Este resumen puede incluir sumas, promedios u otras estadísticas, que la tabla dinámica agrupa de manera significativa «.Wikipedia (en inglés)
¿Cómo creo una tabla dinámica?
Selecciona los datos que deseas analizar resaltándolos en tu hoja de cálculo.
Una vez que haya seleccionado los datos, vaya a la pestaña «Insertar» en la cinta y haga clic en «Tabla dinámica».
Verá una ventana emergente que verifica su conjunto de datos. También podrá elegir dónde desea que aparezca la tabla dinámica.
Una vez que haga clic en «Aceptar», accederá a su tabla dinámica. La tabla dinámica comienza como una página en blanco con los campos de su conjunto de datos en el lado derecho de la página. Estas son las opciones de campos que se mostrarán.
Use esos campos para personalizar los datos, de modo que obtenga la información que desea. Por ejemplo, nuestro conjunto de datos contiene los siguientes tipos de información:
- Representante de ventas
- Condado
- Artículo
- Cantidad
Usando la lista de campos, podemos elegir ver cualquiera o todos estos elementos. En este ejemplo, vamos a elegir todo menos «Condado». Al hacer clic en las opciones de campo, aparecen automáticamente en la tabla.
Como puede ver, Excel intenta adivinar cómo queremos que se muestre la información. Nos está dando «Representante de ventas» como nuestro nivel superior porque lo seleccionamos primero. «Elemento» es el siguiente nivel hacia abajo, que se seleccionó en segundo lugar. «Cantidad» se muestra como un valor porque todos los campos de «Cantidad» son numéricos.
Si queremos cambiar esto, podemos manipular la vista arrastrando y soltando mis campos en las opciones de visualización en la parte inferior derecha de la pantalla.
Si quisiéramos ver «Artículo» en el nivel superior y «Representante de ventas» como segundo nivel, entonces podríamos arrastrar «Artículo» hacia arriba.
Esto cambia nuestra tabla para agrupar primero por «Artículo» y luego por «Representante de ventas».
Si quisiéramos ver los campos «Elemento» en columnas en lugar de filas, arrastraríamos «Elemento» a «Etiquetas de columna».
Así es como cambia la tabla.
Las tablas dinámicas también le permiten configurar un mecanismo de filtrado. Digamos que queremos poder filtrar mi conjunto de datos por condado. Para hacer eso, primero debemos seleccionar «Condado».
Automáticamente se establece de forma predeterminada en «Etiquetas de fila». Para convertirlo en mi filtro, necesito arrastrarlo a «Filtro de informe».
Ahora tenemos la capacidad de filtrar por «Condado» desde la parte superior de mi informe. Incluso podemos elegir varios condados si hacemos clic en la casilla de verificación que nos permite hacerlo.
¿Cómo cambio mi tabla dinámica?
Hacer ajustes en su tabla dinámica es fácil. Simplemente use las herramientas en el lado derecho de su pantalla.
Para eliminar un campo, desmárquelo. Para moverlo, arrástrelo a otra área.
Sin embargo, a veces es posible que no vea sus herramientas. Si faltan las herramientas de la tabla dinámica, siempre puede recuperarlas haciendo clic en el área de la propia tabla.
¿Cómo cambio la forma en que aparecen los «Valores»?
La sección «Valores» tiene por defecto «suma».
Si desea ver un valor diferente, puede cambiarlo haciendo clic en la flecha desplegable junto a la etiqueta del campo. Desde allí, haga clic en «Configuración del campo de valor…».
Desde aquí tendrás la posibilidad de elegir cómo quieres que se resuman los datos. También puede personalizar el nombre.
Si lo prefiere, puede usar la opción «Mostrar valores como» para ver los porcentajes.
También puede cambiar la forma en que ve los valores haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de una columna. Esto le permite determinar cómo desea que se resuman o muestren sus valores.
¿Cómo puedo profundizar rápidamente para obtener más información en una tabla dinámica?
Si desea obtener más información sobre un número en su tabla dinámica, puede profundizar instantáneamente haciendo doble clic en el número. Por ejemplo, si quisiéramos detalles de las cuatro ventas de Bob, haríamos doble clic en el número cuatro.
Dependiendo de lo que solicite, se abrirá una nueva hoja con los detalles como se ve a continuación o la información aparecerá en su tabla existente.
¿Cómo me aseguro de que mi tabla dinámica esté actualizada?
A veces, es posible que deba agregar información a la hoja de cálculo que rellena la tabla dinámica. Para actualizar su tabla dinámica para que le brinde la información más actualizada, vaya a las herramientas de su tabla dinámica, haga clic en «Opciones» y luego haga clic en el botón «Actualizar». (También puede hacer esto usando Alt-F5 como atajo).
¿Cómo utilizo la agrupación para analizar mis datos?
Ahora que puede crear una tabla básica, es posible que desee poder analizar su información colocándola en grupos que tengan sentido para usted. Por ejemplo, supongamos que los representantes de ventas de nuestro ejemplo anterior trabajan en dos regiones diferentes. Nos gustaría poder comparar la cantidad de ventas entre las dos regiones. Para hacer esto, usaríamos una función de agrupación manual.
Lo primero que debe hacer es determinar sus grupos. En mi ejemplo, Alonzo, Carla y Deidre están en la Región 1 y Bob y Sophie están en la Región 2. Para seleccionar el grupo, haga clic en el primer miembro de su grupo, luego mantenga presionada la tecla ‘Ctrl’ y haga clic en los otros miembros.
A continuación, haga clic derecho en uno de los miembros de su grupo. Ahora agrúpalos.
El Grupo 1 ya está configurado. Con el mismo método, cree su segundo grupo.
Los representantes de ventas ahora están agrupados por región. Puede cambiar el nombre de las regiones haciendo clic en el campo de nombre y escribiendo lo que desee.
Sin embargo, esto no ayuda a analizar la fecha. Para comparar las dos regiones, es posible que desee ver la «Suma de cantidad» para cada agrupación. Para hacer esto, haga clic derecho en el título de su grupo y haga clic en «Subtotal».
Incluso si solo usa esta opción para uno de los grupos, le permitirá ver los subtotales de los otros grupos.
Una vez que haya terminado de analizar sus datos, puede desagrupar haciendo clic derecho nuevamente y seleccionando «Desagrupar».
¿Cómo convierto mi tabla dinámica en un gráfico?
Una vez que haya creado su tabla dinámica, puede convertirla en un gráfico haciendo clic dentro de la tabla, haciendo clic en «Insertar» y eligiendo el tipo de gráfico que desee.
También puede crear un gráfico cuando configure la tabla dinámica por primera vez haciendo clic en Gráfico dinámico cuando cree la tabla por primera vez en lugar de Tabla dinámica. Esto creará tanto la tabla como un gráfico para usted.
Eso es todo lo que necesita saber para comenzar con las tablas dinámicas. Con suerte, esta herramienta lo ayudará a obtener información sobre sus datos. Intente ejecutar un par de informes y conviértalos en tablas dinámicas. ¡Es posible que descubra algo sobre sus datos que no había notado antes!
Recuerde, si necesita ayuda o tiene preguntas sobre cómo informar, siempre puede comunicarse con su equipo de HMIS en Commerce.