Planificación de combustible de jurisdicción local

La creación de un borrador proporciona un espacio de trabajo para elaborar borradores de planes y ayuda con la organización de la información.

Identificar

El borrador esquema: Siguiendo el modelo del Plan de Acción de Combustible del estado de Washington, el borrador del esquema debería parecerse a la estructura a continuación. Cada sección se explorará en profundidad.

• Preámbulo: Una sola página con un registro de cambios y firmantes de adopción del plan, si es necesario.
• Sección 1, Autoridad
• Sección 2, Descripción general de la planificación
• Sección 3, Infraestructura y activos de combustible
• Sección 4, Necesidades de combustible
• Sección 5, Nueve acciones prioritarias
• Apéndices

Relaciones con las partes interesadas: Cualquier plan de emergencia debe incluir la opinión de las partes interesadas, y esto es especialmente cierto para un Plan de Acción de Combustible. Eche un vistazo a la Herramienta de evaluación de necesidades de combustible de WA para tener una idea de por dónde empezar.

• Para implementar de manera efectiva el Plan de Acción de Combustible del Estado de Washington durante una escasez de petróleo, será fundamental para la implementación que cada condado, tribu, ciudad y otros distritos de propósito especial desarrollen planes de contingencia de combustible anidados.
• El plan de contingencia de combustible de cada organización debe desarrollarse en el contexto de ser compatible y complementario entre sí en todo el estado.
• Interactuar con agencias asociadas, socios de infraestructura crítica y socios del sector privado para garantizar que todos los socios y sus recursos críticos (por ejemplo, empleados, vehículos, contratistas) tengan las credenciales adecuadas para que se les permita ingresar a las áreas afectadas para realizar servicios o servicios esenciales de línea de vida y/o restauración de infraestructura crítica.

Desarrollar las metas y objetivos de un plan de combustible ayuda a guiar el resto del documento. Las metas y los objetivos se guían por pautas legales, funciones esenciales de la misión y otras acciones que son vitales para que una organización las mantenga durante un incidente.

Identificar

Sección 1, Autoridades legales: Cualquier regulación local, estatal o federal o leyes permanentes de las cuales un Plan de Acción de Combustible pueda derivar autoridad u orientación para la acción.

Sección 2, Descripción general de la planificación:

• Alcance: ¿Qué tipo, magnitud, gravedad y duración de un incidente aborda este plan?
• Supuestos de planificación: ¿El plan hace alguna suposición sobre el alcance del incidente, la respuesta al incidente u otras capacidades?
• Metas: El propósito general de un Plan de Acción de Combustible.
  • ¿Cuál es el impacto en el deseo de mi organización de mitigar esa pérdida?
  • ¿Qué busca lograr el plan de contingencia de combustible de mi organización?

Funciones esenciales de la misión: Funciones que son esenciales para la vida, la salud, el bienestar y la seguridad del público que se abordan en el plan.

• ¿Mi organización lleva a cabo funciones esenciales para la vida, la salud, el bienestar y la seguridad del público afectado por una emergencia y que deben mantenerse durante las emergencias?
• De todas las funciones esenciales de la misión que deben continuar durante una emergencia, ¿cuáles tienen una dependencia del combustible?
• ¿Qué funciones esenciales de la misión pueden seguir funcionando a un ritmo reducido?
• ¿Hay otras funciones que deben continuar durante la escasez de combustible para preservar la participación de mercado y la reputación de mi organización?
• ¿Cuáles de mis actividades comerciales pueden suspenderse mientras dure una escasez de combustible sin daños a largo plazo para mi negocio?

Mantenimiento del plan: Es esencial mantener un documento de planificación a través de la capacitación y el ejercicio, así como la revisión de documentos. Por lo general, los planes se evalúan mediante la revisión de documentos y el análisis de brechas cada varios años, con las revisiones necesarias y la participación de las partes interesadas incorporadas en el proceso.

• ¿Con qué frecuencia puede mi organización entrenar y/o ejercitar este plan?
• ¿Con qué frecuencia puede mi organización evaluar completamente este plan?

Una mirada integral a la infraestructura física de combustible, los acuerdos contractuales y otros elementos relacionados ayuda a mantener la conciencia sobre las capacidades de combustible y los posibles obstáculos. Utilice la herramienta de evaluación de combustible de WA para respaldar la documentación de información y la herramienta de identificación de punto de dispensación de combustible (FPOD) para respaldar los esfuerzos de planificación.

Identificar

Estructuras físicas: Identifique la infraestructura física de combustible que respalda las necesidades de combustible de su organización, incluidos, entre otros, los elementos que se enumeran a continuación.

• ¿Cuál es mi capacidad de almacenamiento de combustible en el sitio? ¿Cuánto combustible se mantiene rutinariamente en estos tanques?
• ¿Cuál es la capacidad de combustible en el sitio? (Basado en volúmenes mínimos de mantenimiento, no en la capacidad del tanque de almacenamiento).
• ¿Cuáles son las ubicaciones relevantes de los puntos de suministro de combustible (FPOD) de mi organización?
• ¿Cuáles son las principales rutas de transporte hacia y desde los FPOD identificadas?

Acuerdos existentes: Todos y cada uno de los contratos, acuerdos, memorandos de entendimiento, etc. relevantes para el suministro de combustible de su organización.

• ¿Mi organización ha establecido acuerdos/contratos de combustible de emergencia con distribuidores de combustible locales y terminales de combustible?
• Para el combustible in situ, ¿cuáles son los intervalos de reposición existentes? ¿Hay algún requisito para que los proveedores entreguen en tiempos de emergencia? Incluya cualquier información adicional importante para su organización.
• Si su organización contrata a proveedores minoristas de gran capacidad, ¿serían factibles los contratos de emergencia para respaldar las operaciones de emergencia y las necesidades públicas?

Utilice la herramienta de evaluación de combustible del estado de Washington para respaldar la documentación y recopilación de la información requerida, y la herramienta de identificación del punto de dispensación de combustible (FPOD) para respaldar los esfuerzos de planificación.

Identificar

Necesidades de combustible para las funciones esenciales de la misión (MEFS): Desarrolle la comprensión más completa posible de la cantidad de combustible que necesitaría su organización para abordar las funciones esenciales de su misión.

• ¿Qué activos críticos (vehículos, equipos, componentes críticos [baterías], etc.) utiliza mi organización para respaldar las funciones esenciales de la misión? ¿Tenemos fuentes de reemplazo de emergencia?
• ¿En qué medida estarán disponibles los activos de mi organización durante un terremoto u otros peligros presentes en mi ubicación?
• ¿Qué diferentes tipos de combustible utiliza mi organización para apoyar las funciones esenciales de la misión?

Priorización de combustible: Cuando los suministros de combustible son bajos, es posible que su organización deba priorizar el uso de combustible solo para tareas críticas.

• ¿Es posible reducir o eliminar funciones esenciales que no son de la misión sin un daño irreparable a largo plazo a nuestra reputación?
• ¿El contrato de combustible de emergencia de mi organización proporciona prioridad en la asignación de combustible?
• ¿Cuáles son los planes estatales de emergencia? ¿Cómo priorizará el estado el combustible?

Para garantizar la coherencia en la respuesta colectiva del Estado a las emergencias de combustible, el Estado ha desarrollado Nueve (9) Acciones Prioritarias y Pautas Prioritarias para la Asignación de Combustible que deben implementarse en todos los planes anidados (agencias estatales, tribus, condados, ciudades, distritos de propósito especial, etc.), estos se proporcionan en el documento de Guía de Planificación de Combustible del Estado de Washington 2020 (PDF).

Acciones

• Establezca procedimientos operativos estándar (SOP) detallados para cada actividad que espera que se lleve a cabo mientras su plan de contingencia de combustible esté vigente.
• Identificar mecanismos para acceder a la información de conocimiento de la situación con el Estado y otros socios regionales.
• Identificar varias estrategias de comunicación que se están empleando para difundir información importante a todas las partes interesadas.
• Considere usar los Nueve Elementos de Acción Prioritarios del estado de Washington como una estructura organizativa para la sección operativa del plan.

Las acciones son las siguientes:

• Acción 1: Notificación, activación y autoridades
• Acción 2: Conciencia situacional y coordinación de la información
• Acción 3: Evaluaciones de daños
• Acción 4: Evaluación de las necesidades de combustible y determinación de prioridades
• Acción 5: Asistencia externa
• Acción 6: Medidas de conservación de combustible
• Acción 7: Exenciones temporales
• Acción 8: Asignación de combustible
• Acción 9: Recuperación

Nota: No las nueve acciones deben activarse durante un incidente de suministro de combustible. Por ejemplo, la asistencia externa puede no ser necesaria en todos los casos.

Una vez finalizado el plan de combustible, el documento debe distribuirse a las partes interesadas para garantizar la alineación continua del plan. El personal debe recibir capacitación sobre su función esperada, con ejercicios adicionales que prueben las capacidades del documento de planificación.

Acciones

Distribución del plan: La distribución de un plan escrito al personal y las partes interesadas permite la transparencia con las metas y objetivos de su organización, y conduce a una mejor alineación del plan entre organizaciones y jurisdicciones.

• Su plan debe funcionar en coordinación con otros planes anidados que se pondrán en práctica y debe funcionar con los planes de socios del sector privado en previsión o durante una emergencia o en respuesta a la interrupción de las condiciones normales.

Entrena según el plan: Asegúrese de que todos los empleados entiendan lo que se espera de ellos al implementar el plan de combustible.

• Considere la capacitación que podría ser necesaria para que todos los empleados se sientan cómodos con sus roles y responsabilidades asignados.
• Capacitar a los empleados para garantizar la disponibilidad de personal capacitado para realizar actividades.

Ejercite y perfeccione el plan: Realice ejercicios periódicos de su plan, tanto internos de su organización como con socios externos, estableciendo mecanismos para recibir retroalimentación de todos los participantes.

• Realice una variedad de ejercicios si su organización puede hacerlo. Los tipos incluyen mesas, ejercicios, ejercicios funcionales y ejercicios a gran escala.
• Siempre que sea posible, incluya al sector privado y a los distritos de propósito especial (por ejemplo, servicios públicos, aeropuertos, etc.) como partes interesadas para mejorar la participación y planificar las actividades de refinamiento y la eficacia de su plan.
• Interactúe con empresas del sector privado que brindan recursos y apoyo crítico para el éxito de su plan para evaluar periódicamente la compatibilidad del plan.
• Utilice las experiencias de ejercicio de su plan para realizar modificaciones o refinamientos siguiendo los procedimientos establecidos de «gestión del cambio» y distribuya el plan modificado resultante a los empleados y socios externos.
• Programe ejercicios de su plan después de cualquier modificación o modificación de prácticas comerciales fundamentales o infraestructura.
  Además de las actualizaciones necesarias indicadas por el ejercicio, revise y actualice su plan de contingencia de combustible al menos cada 3 años o cuando haya habido cambios en las funciones u operaciones principales que afectarían el uso de combustible.

Considere refinar y expandir sus opciones de contingencia de combustible modificando las prácticas operativas o introduciendo las opciones que se presentan a continuación.

Acciones

Reducción de la demanda de combustible: La reducción de la necesidad de combustible abordando las funciones esenciales de la misión o todas las necesidades de combustible podría ser un cambio permanente, o ser un cambio temporal que se hiciera efectivo solo durante la escasez de combustible.

• Determinar cómo se podría lograr una reducción en las demandas de combustible para las funciones esenciales de la misión continua a través de mejoras de eficiencia sin dejar de satisfacer el propósito de esa función.
• Considere si las personas responsables de realizar las funciones esenciales de la misión estarán disponibles durante y después de un evento climático severo u otra emergencia.
• Determine si es probable que los activos (por ejemplo, vehículos, equipos, suministros, reservas de combustible) esenciales para la realización de las funciones esenciales de la misión estén disponibles durante un terremoto y otros peligros presentes en su ubicación.

Modificación de las prácticas operativas: Incorporación de cambios fundamentales en los procesos operativos, incluida la instalación de infraestructura adicional, nuevos contratos o acuerdos con proveedores de combustible u otras organizaciones para mejorar el acceso prioritario al combustible durante la escasez u otros enfoques.

• Determine si existe la oportunidad de hacer la transición de energía de respaldo de emergencia a recursos renovables, para reducir la dependencia de los productos derivados del petróleo durante una emergencia.
• Considere una política que requiera que haya una cantidad mínima de combustible en los tanques de almacenamiento en el sitio en todo momento.