Este kit de herramientas describe las condiciones de financiamiento y los procesos aplicables a todas las subvenciones de Facilidades de Capital Comunitario (CCF). Los requisitos se agrupan por fase en el ciclo de la subvención: cuando presenta la solicitud, desde la carta de adjudicación hasta el contrato y cuando tiene un contrato ejecutado con el Departamento de Comercio del Estado de Washington.
Cuando presente su solicitud
Cada concesionario está bajo la jurisdicción de los gobiernos locales, estatales y federales. El concesionario debe cumplir con todas las leyes, ordenanzas, códigos, regulaciones y políticas aplicables. El concesionario debe cumplir con los requisitos o estándares de licencia, acreditación y registro necesarios para el desempeño de una subvención.
El solicitante debe conocer todas las condiciones de financiamiento y los procesos enumerados en esta página, en las pautas del programa publicadas en la sección de Recursos de la página web de cada programa, y para financiamiento competitivo y no competitivo, en el aviso de oportunidad de financiamiento.
Los requisitos comunes a todas las subvenciones del CCF que son relevantes para completar una solicitud se describen en esta sección. Si necesita más ayuda, nuestra red de asistencia de confianza está disponible para brindar asistencia personalizada.
Licencia comercial con identificador comercial universal (UBI)
El concesionario debe tener una licencia comercial con un número de Identificador Comercial Unificado (UBI) del Estado de Washington a través del Departamento de Ingresos (DOR). Si no es un municipio o gobierno tribal, el concesionario también debe estar registrado en la Secretaría de Estado.
Número de identificación del empleador (EIN)
El concesionario debe tener un número de identificación de empleador (EIN). Un EIN es un número de identificación fiscal federal para empresas, organizaciones exentas de impuestos y otras entidades que identifican a la organización ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Número de proveedor estatal (SWV)
Los fondos de la subvención se transfieren electrónicamente a través de la Oficina de Administración Financiera (OFM) utilizando un número de proveedor estatal (SWV) proporcionado por el concesionario al Comercio. El número SWV de la entidad receptora de nuestros fondos debe corresponder a la entidad contratante.
ID de entidad único (UEI)
Este requisito solo se aplica cuando el concesionario recibe fondos federales. El ID Único de Entidad (UEI) es ahora el identificador autorizado para quienes hacen negocios con el gobierno federal.
Propina: Washington APEX Accelerators ofrece asistencia para el registro de UEI sin costo alguno.
Washington opera bajo un presupuesto bienal (de dos años). Cada consignación del presupuesto de capital debe caducar al cierre del bienio. El Departamento de Comercio no puede obligar legalmente fondos de un bienio a otro.
El Departamento de Comercio solicitará una reasignación de los fondos no gastados, pero el Departamento de Comercio no puede garantizar que la Legislatura del Estado de Washington acepte extender los fondos.
Como resultado, el plazo del contrato está garantizado por dos años con dos años adicionales supeditados a la reapropiación. Los fondos de la subvención deben gastarse antes del final del plazo del contrato.
Los fondos asignados en el presupuesto de capital y otorgados a través de los programas CCF se pueden utilizar para pagar los gastos de capital descritos en la página web de instrucciones del presupuesto de capital de la Oficina de Administración Financiera.
Los costos dentro de las siguientes categorías de costos se consideran gastos de capital:
- Bienes inmuebles, y los costos directamente asociados con dicha compra, cuando se compran o adquieren únicamente para los fines del proyecto
- Diseño, ingeniería, arquitectura y planificación
- Gestión y observación de la construcción (solo de fuentes externas)
- Costos de construcción, incluidos, entre otros, los siguientes:
- Preparación y mejoras del sitio
- Permisos y tasas
- Mano de obra y materiales
- Impuestos sobre bienes y servicios de proyectos
- Equipos capitalizados
- Infraestructura de tecnología de la información
- Paisajismo
- Otros costos autorizados a través de la legislación.
Los pagos al concesionario se realizan únicamente sobre la base de un reembolso. A menos que lo autorice la Legislatura del Estado de Washington, solo se pueden reembolsar los costos del proyecto incurridos después de la fecha de ejecución del contrato.
En el estado de Washington, las regulaciones de permisos y zonificación se administran a nivel local (ciudades y condados) con orientación y supervisión a nivel estatal. El proceso varía según el proyecto y la ubicación.
Puede haber desafíos para ubicar y obtener permisos a nivel local. El concesionario debe comprometerse lo antes posible con la jurisdicción local para determinar si su proyecto cumple con las regulaciones de desarrollo y los códigos de zonificación.
El concesionario debe proporcionar evidencia escrita del control del sitio, ya sea a través de la propiedad absoluta de la propiedad en cuestión o un contrato de arrendamiento a largo plazo.
El concesionario también debe mantener el control del sitio durante un mínimo del período de compromiso después de la última de las siguientes fechas:
- el pago final de la subvención; o
- la fecha en que la instalación se pone a disposición del público para el propósito previsto por la Legislatura del Estado de Washington, incluido el concesionario que ha obtenido todas las licencias, certificaciones y / o permisos requeridos.
El concesionario debe proporcionar evidencia escrita del control continuo del sitio según lo solicite el Departamento de Comercio.
Período de compromiso
Todos los bienes inmuebles de propiedad o arrendados por el concesionario que sean adquiridos, construidos o mejorados de otra manera por el concesionario utilizando fondos del programa deben ser mantenidos y utilizados por el concesionario para el propósito o propósitos establecidos en el contrato durante un período identificado como el período de compromiso.
| Programa CCF | Período de compromiso |
|---|---|
| Asignaciones directas (todos los programas del CCF) | 10 años |
| Instalaciones de salud conductual | 10 años (15 años para los premios bienales 17-19 y 21-23) |
| Fondo de Construcción de Comunidades | 15 años |
| Construyendo para las Artes | 15 años |
| Instalaciones de aprendizaje temprano | 10 años |
| Mejoras de capital en la biblioteca | 10 años |
| Proyectos locales y comunitarios | 10 años |
| Instalaciones recreativas para jóvenes | 15 años |
El concesionario no tiene prohibido vender o transferir la propiedad descrita en el contrato, siempre que:
- cualquier venta o transferencia de este tipo estará sujeta a revisión y aprobación previas por parte del Comercio;
- todos los ingresos de la venta se aplicarán al precio de compra de una instalación o instalaciones diferentes de igual o mayor valor que la instalación original; y
- Cualquier instalación o instalaciones nuevas se utilizarán para el propósito o los fines establecidos en el contrato.
De la carta de adjudicación al contrato
El concesionario debe cumplir ciertas condiciones de financiamiento antes de que se pueda ejecutar el contrato con el Departamento de Comercio y se puedan reembolsar los gastos. Estos requisitos se describen en esta sección.
Todos los proyectos están sujetos al cumplimiento de la Orden Ejecutiva del Gobernador 21-02 (PDF) (GEO 21-02) para proteger los recursos históricos y culturales de nuestro estado. Hay varios pasos en este proceso, incluidas las consultas con el Departamento de Arqueología y Preservación Histórica (DAHP) y con las tribus en el área del proyecto.
Si el proyecto también recibe fondos federales y se completará la revisión de la Sección 106 federal de la Ley Nacional de Preservación Histórica , entonces el proyecto puede estar exento de los requisitos de GEO 21-02.
La finalización de la revisión de DAHP y la consulta con la tribu del área, o una revisión federal de la Sección 106, debe completarse antes de que se ejecute el contrato y debe completarse antes del inicio de cualquier trabajo en el sitio del proyecto.
Además de estos requisitos, el concesionario debe aceptar cumplir con las siguientes leyes y regulaciones:
- RCW 27.44: Tumbas y registros indios
- RCW 27.53: Sitios y recursos arqueológicos
- RCW 68.60: Cementerios y tumbas históricas abandonados e históricos
- WAC 25-48: Permisos de excavación y remoción arqueológica
Instrucciones para los beneficiarios
El proceso incluye consultar tanto a DAHP como a las tribus del área para evitar impactos adversos en la arqueología y los recursos históricos. Estas consultas pueden ocurrir simultáneamente.
El Departamento de Comercio delegará estas consultas al concesionario. Su gerente de programa le proporcionará la carta de delegación de autoridad, que proporcionará a DAHP y a las tribus del área.
Nota: Hay otras agencias estatales que no delegan estas consultas. Si su proyecto involucra a otra agencia estatal, conéctese con esa agencia para determinar si tienen su propio personal de recursos culturales.
Protocolo de descubrimiento involuntario (IDP)
Complete el Protocolo de descubrimiento inadvertido (PDF) (IDP), que incluye la identificación de contactos primarios como agencias estatales, oficinas del condado y tribus del área.
Utilice este mapa interactivo de DAHP para identificar las tribus del área y esta lista de contactos tribales de DAHP para identificar a sus oficiales de preservación histórica tribal (THPO) o funcionarios equivalentes.
Consulta del Departamento de Arqueología y Preservación Histórica
Complete el formulario de revisión de proyectos / DAHP EZ. En un solo correo electrónico, envíe el formulario completo, sus archivos adjuntos requeridos, la carta de delegación de autoridad que le proporcionó su gerente de programa y su IDP completo a DAHP en 2102@dahp.wa.gov.
DAHP generalmente responde dentro de las dos semanas, pero el tiempo de respuesta puede demorar hasta 30 días. Si no recibe respuesta en 30 días, envíe un correo electrónico de seguimiento para solicitar una actualización.
DAHP revisará su envío y puede emitir una amplia gama de respuestas. Si DAHP requiere más información, debe responder a su solicitud. Es posible que deba consultar con DAHP para resolver los impactos adversos.
La parte de DAHP de GEO 21-02 se completa cuando recibe una de las siguientes respuestas de DAHP:
- Ningún recurso cultural afectado
- Sin impacto adverso
- Documentación de una resolución de impactos adversos
Consultas tribales
El beneficiario iniciará consultas con un gobierno soberano. La comunicación debe provenir del ejecutivo de más alto rango de la organización beneficiaria.
Envíe una Carta de Delegación de Autoridad (proporcionada por su gerente de programa) y una Carta de Consulta Tribal (plantilla proporcionada por su gerente de programa) a cada Tribu por correo certificado o por correo electrónico de acuse de recibo.
Solo una tribu puede determinar si quiere consultar sobre un proyecto. Si una tribu requiere más información, debe responder a su solicitud. Es posible que deba contratar a un arqueólogo profesional para atender las solicitudes tribales. Es posible que deba consultar con las tribus sobre estrategias o métodos de evitación para minimizar el daño.
Las tribus pueden responder en cualquier momento antes, durante y después de la finalización del proyecto. Si una tribu responde una vez que la construcción ha comenzado, es posible que deba detener la actividad de construcción hasta que haya concluido la consulta tribal.
Permita que las tribus tengan 30 días a partir de la fecha de recepción del correo certificado o del correo electrónico de «confirmación de lectura» para responder con preguntas o inquietudes sobre su proyecto. Si una tribu no responde a las cartas que envió en ese tiempo, informe a su gerente de programa.
Documentos requeridos
Envíe los siguientes documentos a su administrador de programas. Le notificarán cuando se hayan cumplido los requisitos de GEO 21-02 y proporcionarán registros de consulta tribales a DAHP.
- Protocolo de descubrimiento involuntario (PDF)
- Formulario de revisión de EZ/Proyecto completado por DAHP
- Respuestas adicionales de DAHP (si corresponde)
- Copias de las cartas de consulta que envió a las tribus (PDF)
- Recibos por correo certificado o «recibo de lectura» por correo electrónico
- Respuestas de las tribus (PDF)
El concesionario debe tener la cobertura de seguro descrita en la tabla a continuación. La intención del seguro requerido es proteger al Estado de Washington en caso de que surjan reclamos, demandas, acciones, costos, daños o gastos por cualquier pérdida o acto de omisión negligente o intencional del concesionario, subconcesionario o agentes de cualquiera de ellos mientras se desempeña bajo los términos de la subvención.
| Seguro | Importe | Duración de la póliza | Asegurado nombrado | Asegurado adicionalmente |
|---|---|---|---|---|
| Responsabilidad civil comercial general | $1,000,000 por ocurrencia | Período completo del contrato | Donatario | Comercio, sus agentes, funcionarios y empleados |
| Fidelidad | Monto de la subvención o $2,000,000, lo que sea menor | Período completo del contrato, más seis meses después del cierre de la subvención | Donatario | Comercio, sus agentes, funcionarios y empleados |
| Propiedad | Costo total de reemplazo | Período completo del contrato y período completo de compromiso | Donatario | Comercio, sus agentes, funcionarios y empleados |
Con la aprobación previa del Departamento de Comercio, un concesionario que sea un gobierno local puede proporcionar la cobertura descrita anteriormente bajo un fondo de responsabilidad autoasegurado o un programa de gestión de riesgos autoasegurado.
Documentos requeridos
Envíe certificados de seguro de propiedad, seguro de responsabilidad civil general y seguro de fidelidad a su gerente de programa.
Los proyectos de instalaciones importantes que reciben fondos en un presupuesto de capital estatal deben diseñarse, construirse y certificarse al menos con el Estándar de Plata de Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental (LEED).
El proyecto de una instalación importante significa:
- un proyecto de construcción de más de cinco mil pies cuadrados brutos de espacio ocupado o acondicionado según se define en el Código de Energía del Estado de Washington (WSEC); o
- un proyecto de renovación de edificios cuando el costo es superior al cincuenta por ciento del valor tasado y el proyecto es mayor de cinco mil pies cuadrados brutos de espacio ocupado o acondicionado según se define en la WSEC.
Los principales proyectos de instalaciones no incluyen:
- proyectos para los cuales el Departamento de Comercio y el equipo de diseño determinan que el Estándar LEED Silver o el Protocolo de Diseño de Escuelas Sostenibles de Washington (WSSDP) no son practicables; o
- edificios transmisores, estaciones de bombeo y hospitales.
Cuando se determina que el estándar LEED Silver no es practicable para un proyecto, entonces se debe determinar si algún estándar LEED es practicable para el proyecto. Si no se siguen los estándares LEED o WSSDP para el proyecto, el Departamento de Comercio informará estas razones al Departamento de Servicios Empresariales.
Documentos requeridos
Envíe la Declaración de certificación LEED (Word) a su gerente de programa.
El total en el Anexo B: Presupuesto del Proyecto debe coincidir con el total en el Anexo C: Certificación de la Disponibilidad de Fondos para Completar el Proyecto que se describe a continuación.
Presupuesto del proyecto
Los beneficiarios deben proporcionar los costos del proyecto por partida como se muestra a continuación. Esto se incluirá en el Anexo B: Presupuesto del proyecto.
- Adquisición
- Arquitectura e ingeniería
- Construcción
- Equipos capitalizados
Los concesionarios deben proporcionar presupuestos finales de construcción y equipos respaldados por ofertas finales de construcción y equipos.
Financiación del proyecto
Los beneficiarios deben proporcionar las fuentes de financiamiento disponibles para completar el proyecto como se muestra a continuación. Esto se incluirá en el Anexo C: Certificación de la Disponibilidad de Fondos para Completar el Proyecto de su contrato.
Los beneficiarios deben demostrar que todas las demás fuentes de fondos no estatales están comprometidas y aseguradas. Dichas fuentes no estatales pueden consistir en una combinación de cualquiera de los siguientes:
- Gastos elegibles del proyecto antes de la ejecución de la subvención
- Dinero dedicado al proyecto
- Fondos disponibles a través de una carta de crédito u otro compromiso de préstamo vinculante
- Promesas de fundaciones o corporaciones
- promesas de donantes individuales
- el valor verificado de los bienes inmuebles cuando se adquieren únicamente para los fines de este proyecto
- contribuciones en especie, sujetas a la aprobación del Departamento de Comercio
Ejemplos de prueba de financiación incluyen un extracto bancario, una carta formal de compromiso o un préstamo.
Documentos requeridos
Envíe los siguientes documentos a su administrador de programas:
- Presupuesto final de construcción
- Presupuesto final del equipo
- Prueba de todas las fuentes de financiación aseguradas
El concesionario debe proporcionar evidencia escrita del control del sitio, ya sea a través de la propiedad absoluta de la propiedad en cuestión o un contrato de arrendamiento a largo plazo. Consulte la información adicional sobre el control del sitio en la sección anterior.
Documentos requeridos
Envíe los siguientes documentos a su administrador de programas:
- Prueba de control del sitio
- Copia del registro del tasador del condado
- Si la propiedad está arrendada – Contrato de arrendamiento
- Si los fondos del CCF se utilizarán para la adquisición – Copia del acuerdo de compra y venta
- Si los fondos del CCF se utilizarán para la adquisición – Copia de la tasación
La titularización es el proceso que utiliza el Departamento de Comercio para asegurar los fondos de la subvención a la propiedad o arrendamiento, mediante el uso de documentos legales como:
- Escrituras de Fideicomiso
- Pagarés
- Convenios
- Póliza de seguro de título del prestamista (comprada por el concesionario y libre de impuestos, gravámenes o gravámenes no pagados, a menos que el Comercio apruebe lo contrario)
Los proyectos para los cuales la concesión de la subvención o los documentos de intención legislativa especifican que el financiamiento estatal se utilizará para el prediseño o el diseño solo están exentos del proceso de titularización.
Instrucciones para los beneficiarios
Un Oficial de Titularización de Comercio se comunicará con el concesionario para brindarle asistencia técnica sobre el proceso de titularización.
Si se otorga una adjudicación y el concesionario la rechaza, el concesionario debe notificar a su gerente de programa sobre su decisión de rechazar la adjudicación lo antes posible para que el Departamento de Comercio pueda procesar el cierre de manera oportuna.
Si se otorga una adjudicación y el Departamento de Comercio retira los fondos antes de que se ejecute el contrato, el gerente del programa enviará una carta de retiro al concesionario para cerrar la adjudicación.
Cuando tiene un contrato ejecutado con Commerce
Una vez firmado, el contrato rige los derechos y obligaciones del concesionario y del Departamento de Comercio.
Además de los requisitos de las secciones anteriores, el concesionario debe cumplir con las condiciones de financiamiento y completar los procesos descritos en esta sección durante la duración del contrato.
Ley de Estadounidenses con Discapacidades
El beneficiario debe cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), que brinda protección integral de los derechos civiles a las personas con discapacidades en las áreas de empleo, instalaciones públicas, servicios gubernamentales estatales y locales y telecomunicaciones. Todos los proyectos de construcción y rehabilitación deben cumplir con ADA 28 CFR Parte 35 – No discriminación por motivos de discapacidad en los servicios gubernamentales estatales y locales, según lo especificado por el departamento de construcción local.
Requisitos de no discriminación
El concesionario debe cumplir con todas las leyes, regulaciones y políticas federales, estatales y locales contra la discriminación, incluidas, entre otras, no discriminar sobre las bases enumeradas en RCW 49.60.530 (3): Contratistas y subcontratistas con el estado para obras públicas o bienes o servicios – Requisitos de no discriminación.
El Departamento de Trabajo e Industrias del Estado de Washington (L&I) ayuda a los empleadores a cumplir con los estándares de seguridad y salud. L&I también administra los estatutos de obras públicas.
Contratistas de construcción
El estado de Washington requiere que todos los contratistas de construcción se registren en L&I. La ley estatal también requiere que los contratistas de construcción estén vinculados y asegurados para proteger al público.
El concesionario debe establecer un acuerdo vinculante con un contratista registrado. Las subvenciones están supeditadas a este requisito.
Seguros industriales
La ley del estado de Washington requiere que los empleadores tengan un seguro industrial para los empleados. El seguro industrial es para el trabajo relacionado con lesiones y enfermedades, y paga los servicios médicos, hospitalarios y relacionados aprobados esenciales para el tratamiento y la recuperación de un trabajador lesionado. También proporciona un reemplazo salarial parcial para los trabajadores lesionados que no pueden trabajar temporalmente.
- Departamento de Ingresos Seguros Industriales – incluye una lista de empleos excluidos
- RCW 51: Seguro Industrial
Estatutos de obras públicas
Para el trabajo realizado a costa del estado de Washington, que incluye todos los proyectos financiados por CCF, el concesionario debe cumplir con los Estatutos de Obras Públicas.
- Proyectos de Obras Públicas de L&I
- RCW 39.04: Obras públicas
- RCW 39.10 Procedimientos alternativos de contratación de obras públicas
Ley de salarios prevalecientes
Se requieren salarios prevalecientes para trabajar en todos los proyectos financiados por CCF. Es responsabilidad del concesionario actuar como Agencia Adjudicadora con el fin de gastar responsablemente el dinero público recibido.
Para obtener más información sobre cómo cumplir con la ley de salarios prevalecientes, acceda al folleto de la Ley de Salarios Prevalecientes del Estado de Washington (PDF). Comuníquese con el especialista en relaciones industriales de L&I en PW1@Lni.wa.gov si tiene preguntas sobre este requisito.
Aprendizaje
Para proyectos con costos totales de construcción superiores a $ 1,000,000, el concesionario debe cumplir con los requisitos de aprendizaje.
- RCW 39.04.320: Programas de capacitación de aprendices
- Contratos de obras públicas, RCW 39.04.350: Criterios de responsabilidad del licitador: declaración jurada
- RCW 39.12.055: Prohibición de licitar contratos futuros
Comuníquese con L&I en Apprentice@Lni.wa.gov si tiene preguntas sobre este requisito.
El Departamento de Comercio puede retener hasta el 10% de los fondos de la subvención hasta que se complete el proyecto financiado por la subvención.
Una vez que se haya completado la instalación y se presente evidencia satisfactoria de finalización al Comercio, se reembolsarán los fondos restantes de la subvención. La evidencia de finalización incluye un Certificado de Ocupación emitido por la oficina local de permisos correspondiente o evidencia comparable para proyectos sin espacio ocupado.
El Certificado de Ocupación u otra evidencia de finalización debe enviarse al Departamento de Comercio con la solicitud final de reembolso.
Los proyectos que involucran la remodelación, reparación o pintura de una propiedad residencial o instalación ocupada por niños construida antes de 1978 deben emplear una empresa certificada de pintura a base de plomo para administrar las actividades de pintura a base de plomo.
Divulgación y contribución de la campaña
Las actividades políticas de los empleados y funcionarios de los beneficiarios son limitadas. No se pueden utilizar fondos para trabajar a favor o en contra de las medidas electorales o a favor o en contra de la candidatura de cualquier persona para un cargo público.
- Ley Federal Hatch, 5 USC Cap. 15: Actividad política de ciertos empleados estatales y locales
- RCW 42.17A: Divulgación y contribución de la campaña
Ética en el servicio público
Los funcionarios municipales tienen prohibido recibir directa o indirectamente un beneficio financiero de un contrato si el contrato es realizado por, a través o bajo la supervisión del funcionario municipal, en su totalidad o en parte. Cualquier contrato celebrado en violación de esta prohibición es nulo. Se aplican restricciones específicas a la contratación con empleados estatales actuales o anteriores.
- RCW 42.52: Ética en el servicio público
- RCW 42.23: Código de ética para funcionarios municipales-Intereses contractuales
Ley de Registros Públicos
Todos los materiales relacionados con la conducta del gobierno o el desempeño de cualquier función gubernamental o de propiedad preparada, poseída, utilizada o retenida por el Departamento de Comercio o sus equivalentes funcionales se consideran registros públicos y pueden estar sujetos a una solicitud de registros públicos.
Mantenimiento de registros
El concesionario debe mantener libros, registros, documentos, datos y otras pruebas relacionadas con el acuerdo de subvención. El concesionario debe conservar dichos registros durante un período de seis años a partir de la fecha del pago final.
Ley de derechos de autor
A menos que se indique lo contrario, todos los materiales producidos en virtud de un acuerdo de subvención se considerarán obras por encargo, según lo definido por la Ley de Derechos de Autor y, por lo tanto, son propiedad del Departamento de Comercio. En el caso de que los materiales no se consideren obras por encargo, el concesionario cede todos los derechos, títulos e intereses de todos los materiales a Commerce desde el momento de la creación de dichos materiales.
Los fondos estarán disponibles una vez que se ejecute un contrato y, si corresponde, se complete la titulización. Los fondos se basan en reembolsos y no se pueden adelantar. Los costos de reembolso son aquellos en los que el concesionario ya ha incurrido y pagado.
El concesionario puede retirar fondos con una frecuencia de hasta una vez al mes. Todas las solicitudes de reembolso se enviarán a través del Sistema de Gestión de Contratos de Secure Access Washington.
Propina: Los números de proveedores estatales sin actividad de pago durante seis meses pueden ser eliminados del sistema. Comuníquese con la Oficina de Registro de Beneficiarios de Administración Financiera para mantener su registro activo y evitar demoras en los pagos.
Informes de estado del proyecto
Con cada solicitud de reembolso, el concesionario presentará un informe de estado del proyecto completo. Las solicitudes de reembolso no se procesarán sin un informe completo. Si los fondos otorgados se gastan antes de la finalización de la construcción del proyecto identificado en el alcance del trabajo del contrato, se debe presentar un informe de estado del proyecto cada dos meses después de la última solicitud de reembolso pagada. Los informes actualizados se entregarán hasta que el proyecto esté en funcionamiento.
Si la subvención se gasta en su totalidad, el gerente del programa enviará una carta de cierre al concesionario. Si la subvención no se gasta por completo y el concesionario no tiene planes de gastar los fondos restantes de la subvención, o el contrato ha llegado al plazo y los fondos de la subvención no se gastan, el gerente del programa procederá con un proceso de desobligación.
Como parte de este proceso, el concesionario debe firmar y devolver la carta de cierre a su gerente de programa.